Dürfen Sie Ihren Patienten einfach schreiben?

Die Situation kennt jede Praxis: Frau Meier hat ihren Termin am Donnerstag vergessen, ans Telefon geht sie nicht — aber eine SMS liest sie garantiert. Also kurz eine Nachricht tippen? Die ehrliche Antwort ist: Ja, das darf man — aber nur unter Bedingungen, die viele Praxen heute nicht erfüllen. Und diese Bedingungen sind dieselben, egal ob Sie per SMS oder per WhatsApp schreiben. Dieser Beitrag erklärt, worauf es ankommt — ohne Juristendeutsch.

Drei Regeln reden mit, nicht eine

Wer «Datenschutz» hört, denkt ans revDSG — aber bei Patientennachrichten greifen drei Regelwerke gleichzeitig:

• Das revDSG (revidiertes Datenschutzgesetz, seit September 2023): regelt, wie Sie Personendaten bearbeiten dürfen. Wichtig für Praxen: Gesundheitsdaten sind «besonders schützenswert» — und schon die blosse Tatsache, dass jemand bei Ihnen Patientin ist, gehört dazu.
• Das UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb): verbietet Massenwerbung ohne Einwilligung. Eine reine Terminerinnerung ist keine Werbung — ein Recall-Aufruf oder das Angebot eines frei gewordenen Termins kann aber werblich ausgelegt werden. Die saubere Linie: Einwilligung einholen, bevor überhaupt etwas rausgeht.
• Das Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB): gilt für Zahnärztinnen, Ärzte und ihre Hilfspersonen. Es beschränkt nicht, OB Sie schreiben dürfen, sondern WAS in der Nachricht stehen darf.

Keines dieser drei Gesetze interessiert sich dafür, über welchen Kanal die Nachricht läuft. Wer glaubt, SMS sei «der unkomplizierte Weg» und nur bei WhatsApp müsse man aufpassen, sitzt einem Missverständnis auf.

Der Kanal ändert die Regel nicht — nur das Risiko

Rechtlich sind SMS und WhatsApp gleichgestellt: gleiche Einwilligungspflicht, gleiches Widerrufsrecht, gleiche Inhaltsgrenzen. Unterschiedlich ist nur, welches technische Risiko Sie sich einhandeln — und zwar in beide Richtungen:

• SMS ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Die Nachricht läuft im Klartext über Mobilfunknetz und SMS-Dienstleister und liegt dort zwischengespeichert. Seriöse Anbieter löschen zeitnah — unser SMS-Anbieter etwa nach spätestens drei Tagen — aber der Weg ist prinzipiell einsehbar. Dazu kommt: SMS erscheinen auf dem Sperrbildschirm, für jeden lesbar, der das Handy gerade sieht.
• WhatsApp ist verschlüsselt, hat aber einen Dritten im Boot. Der Inhalt ist auf dem Transportweg Ende-zu-Ende-verschlüsselt, dafür ist mit Meta ein US-Konzern als Auftragsbearbeiter beteiligt — dafür braucht es einen Auftragsbearbeitungsvertrag, und Metadaten (wer schreibt wann wem) fallen dort an.

Das Fazit ist für beide Kanäle dasselbe: Keiner der beiden ist ein sicherer Ort für Behandlungsdetails. Welcher Kanal für welchen Zweck der praktischere ist — Kosten, Zustellraten, Rückantworten — ist eine eigene Frage, die wir hier beantworten: SMS oder WhatsApp für Terminerinnerungen?

Bedingung 1: Eine ausdrückliche, dokumentierte Einwilligung

Für besonders schützenswerte Daten verlangt das revDSG eine ausdrückliche Einwilligung — stillschweigend («sie hat ja nie widersprochen») genügt nicht. Und im Streitfall liegt die Beweislast bei der Praxis: Sie müssen zeigen können, wer wann wie zugestimmt hat. Ein Vermerk «Patient ist einverstanden» in der Agenda ist kein Nachweis. Ein Einwilligungsprotokoll mit Datum, Erfassungsweg und Widerrufshistorie ist einer.

Wichtig: Dass ein Patient Ihnen seine Handynummer gegeben hat, ist keine Einwilligung. Die Nummer steht im Stammblatt, damit Sie anrufen können — daraus folgt keine Erlaubnis für automatisierte Nachrichten. Die Zustimmung muss einmal aktiv eingeholt und festgehalten werden. Wie das im Alltag aussieht, haben wir hier im Detail beschrieben: revDSG-konforme Patientenkommunikation.

Bedingung 2: Der Widerruf muss so einfach sein wie die Zusage

Eine Einwilligung ist kein Vertrag auf Lebenszeit. Patienten dürfen jederzeit widerrufen — und der Widerruf muss praktisch funktionieren, nicht nur theoretisch. Der Massstab: Wer «STOPP» antwortet, muss damit tatsächlich etwas auslösen. Danach darf keine weitere Nachricht mehr rausgehen, auch keine automatische, und auch nicht auf dem jeweils anderen Kanal. Ein System, das Erinnerungen versendet, aber Widerrufe nicht verarbeitet, ist keine halbe Lösung — es ist ein Compliance-Risiko mit Ansage.

Bedingung 3: Der Inhalt bleibt beim Organisatorischen

Hier kommt das Berufsgeheimnis ins Spiel — und zwar unabhängig vom Kanal. Die Regel ist keine Verbotsregel, sondern eine Inhaltsregel: Termindaten ja — Befunde, Diagnosen und Behandlungsdetails nein.

«Ihr Termin am Donnerstag, 14:00 Uhr» ist organisatorisch. «Kontrolle nach Ihrer Wurzelbehandlung» ist ein Behandlungsdetail und gehört weder in eine SMS noch in einen Messenger. Gut gemachte Systeme gehen noch einen Schritt weiter und halten die Nachricht so datenarm wie möglich — Stichwort Verhältnismässigkeit (revDSG Art. 6): nur senden, was für den Zweck nötig ist, und nichts speichern, was man nicht braucht.

Und ganz ohne Einwilligung?

Die unbequeme Wahrheit: Ohne dokumentierte Einwilligung ist die spontane Nachricht an Frau Meier genau das, was man nicht tun sollte — auch wenn sie «sicher nichts dagegen hätte». Der Aufwand, es richtig zu machen, ist dabei kleiner als sein Ruf: Die Einwilligung wird ein einziges Mal erfasst, der Rest ist Prozess. Praxen, die das sauber aufgesetzt haben, berichten übrigens selten von Widerständen — die meisten Patientinnen und Patienten wollen erinnert werden. Sie wollen nur gefragt werden.

Die 5-Punkte-Checkliste für Ihre Praxis

• Einwilligung ausdrücklich einholen — am Empfang, per Formular oder digital, aber immer als aktive Zustimmung.
• Einwilligung dokumentieren — wer, wann, über welchen Weg. Ohne Protokoll kein Nachweis.
• Widerruf technisch sicherstellen — ein «STOPP» muss sofort und dauerhaft wirken, über alle Kanäle und Nachrichtenarten hinweg.
• Inhalte minimieren — Termine und Organisatorisches ja, Befunde und Behandlungsdetails nein.
• Vor dem Senden prüfen, nicht danach — das System soll den Versand an Patienten ohne gültige Einwilligung technisch blockieren, statt auf die Aufmerksamkeit des Teams zu hoffen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine praxisorientierte Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.