Was kostet ein leerer Behandlungsstuhl wirklich?

Jede Praxis kennt den Moment: Das Telefon klingelt, eine Patientin sagt den Termin von 14 Uhr ab – «etwas ist dazwischengekommen». Der Stuhl bleibt leer. Die meisten Praxen verbuchen das als Pech und blättern zur nächsten Seite der Agenda. Aber wer die Rechnung einmal ehrlich aufmacht, stellt fest: Der ausgefallene Umsatz ist nur der Anfang.

Die offensichtlichen Kosten: der ausgefallene Umsatz

Rechnen wir mit einem bewusst vorsichtigen Beispiel. Eine Dentalhygiene-Stunde wird in der Schweiz je nach Region und Praxis unterschiedlich verrechnet – nehmen wir als Rechenbeispiel CHF 180 pro Stunde. Bei einer einzigen kurzfristigen Absage pro Tag und 220 Arbeitstagen im Jahr sind das bereits rund CHF 40'000 – pro Behandlungszimmer, pro Jahr. Für Zahnarzt-Slots mit höheren Stundensätzen liegt die Zahl entsprechend darüber. Wie die Rechnung für Ihre konkreten Zahlen aussieht, zeigt unser Sparrechner in zwei Minuten.

Die versteckten Kosten, die niemand verbucht

Der leere Stuhl kostet aber nicht nur Honorar. Drei Posten tauchen in keiner Absagen-Statistik auf:

• Fixkosten laufen weiter. Miete, Löhne, Geräteabschreibung und Sterilisation fallen an, ob behandelt wird oder nicht. Ein leerer Slot ist kein «neutraler» Slot – er ist ein Slot, der Geld verbrennt.
• Personalzeit fürs Nachtelefonieren. Wer die Lücke füllen will, greift zum Hörer: Wartelisten-Patienten anrufen, nicht erreichen, zurückgerufen werden, nochmals versuchen. 20–30 Minuten Teamzeit pro Lücke sind schnell weg – oft ohne Erfolg, weil der Erste, der zusagen würde, gerade arbeitet und nicht abnimmt.
• Die Recall-Lücke. Wer heute absagt und keinen Ersatztermin bucht, rutscht aus dem Rhythmus. Aus einem verpassten DH-Termin werden schnell 12 statt 6 Monate Abstand – medizinisch relevant und für die Praxis ein schleichender Umsatzverlust, der nie in der Absagen-Statistik auftaucht.

Warum Erinnerungs-SMS allein das Problem nicht lösen

Terminerinnerungen senken die Zahl der unangekündigten No-Shows – das ist gut belegt und jede Praxis sollte sie nutzen. Aber sie verhindern nicht die kurzfristige Absage an sich: Die Patientin sagt ja ab, oft sogar dank der Erinnerung früher als sonst. Die entscheidende Frage ist nicht «Wie verhindere ich jede Absage?» – das ist unrealistisch – sondern: «Wie schnell wird der frei gewordene Termin neu besetzt?»

Die Gegenrechnung: Was eine automatische Warteliste ändert

Eine digitale Warteliste dreht die Logik um. Statt dass Ihr Team der Lücke hinterhertelefoniert, meldet sich die Lücke selbst: Alle passenden Patientinnen und Patienten mit dokumentierter Einwilligung erhalten automatisch eine SMS oder WhatsApp – die erste Zusage bekommt den Platz, alle anderen werden informiert. In unserer Pilotpraxis wurden so 70–90 % der kurzfristig frei gewordenen Termine wieder besetzt, ohne einen einzigen Anruf.

Wichtig ist dabei die rechtliche Seite: Patientenkommunikation per SMS oder WhatsApp setzt in der Schweiz eine dokumentierte Einwilligung voraus (revDSG). Eine saubere Lösung protokolliert jede Einwilligung und jeden Widerruf – sonst kauft man sich mit dem gefüllten Stuhl ein Compliance-Problem ein. Wie das rechtssicher geht, ist ein Thema für sich: revDSG-konforme Patientenkommunikation.

Fazit: Rechnen Sie einmal ehrlich nach

Der leere Behandlungsstuhl ist teurer, als die Tagesstatistik zeigt: ausgefallenes Honorar plus laufende Fixkosten plus Teamzeit plus Recall-Lücken. Die gute Nachricht: Kurzfristige Absagen sind kein Schicksal, sondern ein Prozessproblem – und Prozessprobleme kann man lösen. Der erste Schritt ist, die eigene Zahl zu kennen.